Для организации важны как новые клиенты, которые реализуют отдельные проекты, например, по монтажу оборудования, так и постоянные клиенты, с которыми заключаются договора на долгий срока, например на  техническое обслуживание объектов. Клиентов обращаются по рекомендациям, тендеры (с оформлением по 44 ФЗ и 223 ФЗ) и через интернет. В отсутствии CRM-системы компания испытывала сложности с обработкой заявок и координацией отделов, что потребовала систематизации процессов. 

• Систематизировать обработку заявок и лидов: устранить хаос от отсутствия CRM, ускорить конверсию из рекомендаций, тендеров (44-ФЗ, 223-ФЗ), повысив скорость отклика клиентам.
• Автоматизировать ключевые процессы: проведения через тендерные процедуры, выполнение работ по подготовке к отопительному сезону, проектирования, монтажа) и обеспечить роботизацию для координации отделов, документооборота, обслуживания объектов и бухучета, сократив рутинные операции и время на проекты.
• Обеспечить прозрачность и контроль ключевых показателей: настроить BI-отчетность (новые/повторные клиенты, тендеры, прогноз продаж, исполнение договоров) для оперативного мониторинга конверсии, выигрышей и доходов, минимизируя риски просрочек и потерь.
• Повысить эффективность команды и взаимодействие: централизовать данные, упростить управление задачами между ролями: специалистами по продажам, проектировщиками и монтажниками, провести обучение для роста производительности.
• Подготовить основу для масштабирования: реализовать в два этапа (базовая CRM + интеграция с 1С и учетом обходов), обеспечив долгосрочный рост выручки от новых и постоянных клиентов.

Система Битрикс24 выбрана как оптимальное решение для автоматизации бизнес-процессов компании «СтройТеплоСервис». Она идеально подходит для B2B-компаний с комплексными проектами, где сочетаются продажи, тендеры, документооборот и сервис.

Ключевые преимущества для бизнеса:

• Гибкие воронки и смарт-процессы: Поддержка специализированных сценариев — от воронок "Тендеры" и "Котировочная сессия" (с авто-созданием из сделок и обновлением данных) до "Подготовка к ОЗП", "Проектирование" и "Монтаж". Это автоматизирует 80% рутинных этапов, сокращая время на проекты.
• Интеграции и роботизация: Встроенные роботы для заявок, задач, документов (сметы, акты) и бухгалтерии; готовность к интеграции с 1С и госзакупками. Минимизирует ошибки и ускоряет координацию отделов.
• BI-аналитика для руководства: Отчеты по конверсии тендеров, прогнозу продаж (оптимистичный/средний/пессимистичный), новым/повторным клиентам и исполнению договоров — наглядно показывают ключевые показатели и узкие места.
• Экономия и масштабируемость: низкая стоимость внедрения по сравнению с другими CRM или зарубежными аналогами. Полный цикл: CRM + проекты + чат + сайт.
• Российская специфика: Соответствие 44-ФЗ/223-ФЗ, работа с госзакупками, локальная поддержка — критично для московского рынка теплоэнергетики.

 
Воронки "Подготовка к ОЗП", "Проектирование", "Монтаж" предназначены для работы сотрудников, выполняющих соответствующие функции. В воронке "Подготовка к ОЗП" ведется работа по регламентам и договорам специалиста по процессу подготовки к осенне - зимнему периоду. Воронка "Проектирование" создана для проектирования объекта или восстановление документации. Воронка "Монтаж" специально организована для работы сотрудников по монтажу.

Котировочная сессия — это формат мини-аукциона на сайте Госзакупок, используемый при закупках товаров и услуг. В ходе сессии победителем становится тот, кто предложит наименьшую сумму. Процесс прохождения сессии был перенесен в CRM в виде отдельного смарт-процесса со стадиями, носящего одноимённое название. Карточки в нём создаются на основе воронки продаж. Если в процессе заключения договора необходимо пройти процедуру на Госзакупках, то автоматически создаётся котировочная сессия; после её завершения данные в сделке автоматически обновляются.

Автоматизация охватила несколько направлений:

• управление заявками — от приёма обращений до распределения задач между специалистами;
• координация проектов, тендеров и котировочных сессий — с автоматическим отслеживанием этапов и сроков;
• документооборот — включая подготовку смет, актов, эксплуатационно-технической документации;
• обслуживание объектов — с планированием обходов, фиксацией результатов и контролем выполнения работ;
• бухгалтерский учёт — автоматизация закрытия актов по договорам.

Отчётность выстроена средствами инструмента BI Конструктор для отслеживания ключевых показателей в Отделе Продаж, что обеспечивает детальную аналитику и наглядность для руководства:

• Отчет по новым клиентам за период;
• Отчет по тендерам;
• Отчет по котировочным сессиям;
• Отчет по прогнозу продаж;
• Отчет по исполнению договоров;
• Отчет по повторным клиентам.