Архитектурное бюро «Простор» из Ульяновска специализируется на проектировании жилых и общественных зданий, разработке мастер-планов и благоустройстве общественных пространств. Ключевой принцип работы команды — тщательная интеграция новых объектов в существующую среду: специалисты глубоко анализируют исторический и культурный контекст локации, умело сочетают функциональность с эстетикой, чтобы создавать пространства, которые не только удобны для жизни, но и визуально привлекательны.

За время своей деятельности бюро зарекомендовало себя как профессиональный и амбициозный участник отраслевых конкурсов: оно стало финалистом конкурса в Инновационном центре «Сколково» (2011 год), одержало победу в конкурсе «Кабинет учёного» госкорпорации «Росатом» (2012 год) и отличилось на «Фестивале Мир цвета» (2015 год).

Основная цель проекта заключалась в повышении эффективности управления процессами путем внедрения системы Битрикс24, обеспечивающей автоматизацию ключевых аспектов деятельности компании, включая управление проектами, процесс продаж, документооборот, учет рабочего времени, контроль оплат.

Процесс продаж характеризуется циклом заключения договоров (от 2 недель до месяца). Срок составления коммерческого предложения составляет обычно одну неделю. Важной особенностью является наличие долгосрочных проектов с большими суммами финансирования и несколькими промежуточными платежами. 

Система призвана упорядочить процесс продажи, автоматизировать документооборот (оформление договоров, актов, счетов), выстроить систему управления проектами, внедрить учёт рабочего времени сотрудников, организовать процесс контроля оплат с заказчиками и сформировать структурированный общий архив проектных документов.

Был проведён глубокий анализ деятельности организации. На основе этого анализа разработали документ с техническими требованиями, который впоследствии стал основой для настройки системы и её дальнейшего внедрения.

Ключевой подход при реализации системы заключался в сочетании использования CRM (с фокусом на работу с воронками продаж) и раздела «Проекты и Задачи». В результате такое разделение функционала позволило чётко разграничить:

• CRM — как административную часть системы, ориентированную на работу со сделками;
• раздел «Проекты и Задачи» — как исполнительную часть системы.

Было реализовано:

• Воронка «Продажа» состоит из 12 этапов, на которых происходит процесс согласования условий с заказчиком. На этапах работает система автоматизации: она формирует список необходимых действий, расставляет напоминания и автоматически назначает задачи ответственному менеджеру. 

Работа в воронке продаж строится так: сделка формируется вручную, после чего по мере продвижения проходит несколько этапов. Когда сделка достигает этапа «Исполнение договора», менеджеру необходимо создать проект, тип которого задаётся значением поля «тип проекта». Далее работа концентрируется на выполнении задач в рамках этого проекта. После того как все задачи выполнены, ответственный менеджер вручную перемещает сделку с этапа «Исполнение договора» на этап «Закрывающий акт».

• Воронка «Счета» предназначена для управления процессом выставления счетов и мониторинга их оплаты. Механизм работы построен следующим образом: директор вручную формирует счёт (единоразово или с заданной периодичностью) для сделок, которые находятся в воронке «Продажа».
  

Ключевой показатель успешности сделки в воронке — оплата выставленного счёта. Если платёж поступил, сделка признаётся завершённой успешно. Если же счёт остаётся неоплаченным в течение длительного срока либо договор по сделке расторгается, сделку необходимо перевести в статус «Неуспех».

Для возможности архивирования документов была прописана структура папок и файлов на Битрикс диске. Она представляет собой три корневые папки: «Договоры» (для подписанных договоров с заказчиком, загружаемых вручную в воронке «Продажа» на этапе «Получение исходных данных»), «Акты» (для подписанных закрывающих актов от заказчика, отправляемых из поля «Закрывающий акт» на этапе «Проект реализован» в воронке «Продажа») и «Оплаченные Счета», для файлов оплаченных счетов, вручную пересылаемых из воронки «Счета» на этапе «Счёт оплачен» из поля «Файл счёта».

Для расширения функционала проекта были задействованы приложения из Маркетплейса: «Расходы по сделкам» для автоматического учёта затрат по сделкам и расчёта маржи, а также «Табель. Учёт рабочего времени по проектам. Стандарт» для отслеживания времени, затраченного сотрудниками на задачи — как привязанные к проектам, так и отдельные.