Финансовый учёт проектов в CRM: план, факт и маржа
CRM должна считать не только сделки, но и деньги по проектам
CRM часто воспринимают только как систему для учета клиентов, задач и этапов продаж. Но в проектном бизнесе этого недостаточно. Сделка может быть успешно закрыта, договор подписан, а прибыль по проекту при этом окажется значительно ниже ожидаемой. Или деньги от клиента еще не поступили, а расходы на оборудование, логистику и монтаж уже нужно оплачивать. Поэтому CRM должна помогать отвечать не только на вопрос: «На каком этапе находится сделка?» Но и на вопросы:
- сколько денег мы должны получить и когда;
- какие расходы запланированы по проекту;
- сколько уже оплачено;
- где возникло отклонение от плана;
- сколько компания действительно заработает;
- какая маржа останется после учета всех затрат.
В большинстве случаев в небольших компаниях управленческий учет ведут в Excel. Для небольшого количества проектов это логично и обычно. Но по мере роста числа сделок начинают всплывать риски:
- платежи могут быть не связаны с конкретными этапами проекта;
- дополнительные расходы легко забыть;
- плановая маржа не сопоставляется с фактической;
- руководитель видит отдельные суммы, но не видит целостную картину;
- менеджеру сложно быстро оценить, как изменение цены или состава проекта повлияет на результат.
В проектном бизнесе финансовая модель должна начинаться уже на этапе подготовки предложения. Например, проект включает оборудование от нескольких поставщиков, доставку, монтаж, дополнительные материалы и сопутствующие работы. Если все эти составляющие связать со сделкой в CRM, менеджер видит еще до заключения договора увидеть:
- себестоимость проекта;
- планируемый доход;
- наценку по отдельным позициям;
- общую маржу;
- влияние скидки или изменения состава поставки на прибыль.
Стали наблюдать, что в проектах CRM клиенты стали просят, чтобы доходы и расходы фиксировались в CRM. Часто это ручной список: плановая дата, сумма, комментарий и статус платежа. Нужно, чтобы данные формировали полноценный бюджет, суммировались по периодам и позволяли быстро сопоставить план с фактом. И тогда в отчетах на базе данных из CRM мы можем средствами BI предоставить руководителю уже не только план, но и факт: сколько получили от клиента, сколько потратили и какой финансовый результат получили в итоге. Полноценно организовать:
- БДДС — когда и сколько денег поступит или будет перечислено;
- БДР— сколько проект принесет дохода, расходов и прибыли.
CRM не заменяет полноценную финансовую политику компании. Но она может стать точкой, где данные по сделке, спецификации, платежам и расходам собираются в единую систему. В итоге CRM превращается из «журнала сделок» в инструмент управления экономикой проектов. И тогда руководитель видит не просто объем продаж, а ответ на главный вопрос: Сколько компания действительно заработает на каждой сделке?