ООО «Тульское бюро чистоты» - компания, занимающаяся профессиональной уборкой помещений различного назначения: жилых, коммерческих, производственных объектов. Специализируется на клининговых услугах высокого качества, включая уборку офисов, торговых центров, квартир, коттеджей, фасадов зданий, мойку окон и витрин, химчистку мебели и ковровых покрытий. Компания также оказывает услуги дезинфекции и дератизации. Обеспечивает высокий уровень сервиса благодаря квалифицированному персоналу и современному оборудованию.

Основной задачей стало создание единой системы, обеспечивающей быструю и удобную работу сотрудников с клиентскими заказами, базой клиентов и объектами. Чтобы достичь этой цели, необходимо было реализовать следующие ключевые процессы:

• разработать систему управления заказами (воронки), позволяющую эффективно контролировать процесс всего процесса работы с заявками,
• создать базу объектов на которые осуществляется выезд для выполнения работ (использована отдельная карточка «Объект»)
• автоматизировать создание и заполнение необходимых документов, чтобы существенно сократить временные затраты сотрудников,
• настроить отчет для руководителей, содержащий информацию о работе старших клинеров.

Эти меры позволят значительно повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать внутренние рабочие процессы организации.

Система Битрикс24 была выбрана для реализации проекта по нескольким причинам, каждая из которых имеет важное значение для эффективного функционирования бизнеса:

1. Удобный формат работы позволяет объединить все необходимые инструменты для взаимодействия внутри команды в одном приложении. Возможность работать в офисе с компьютера, а также на объекте со смартфона. Это обеспечивает централизованное хранение данных, удобство доступа ко всей необходимой информации и сокращение временных затрат на переключение между различными сервисами.
2. Гибкость настройки платформы обладает широкой функциональностью и возможностью гибкого изменения структуры под нужды конкретной компании. Благодаря этому мы смогли адаптировать систему именно под наши требования, создав уникальные процессы для учета заказов, формирования отчетов и автоматизации рутинных операций.
3. Настройка индивидуальных отчетов на штатном функционале позволила руководству оперативно получать необходимую информацию о ходе работ и производительности каждого сотрудника. Такая прозрачность помогает своевременно выявлять проблемные зоны и вносить соответствующие корректировки.
4. Простота освоения: интерфейс Битрикс24 интуитивно понятен даже для пользователей, ранее не имевших опыта работы с подобными системами. Это минимизирует риски возникновения технических трудностей.

Таким образом, выбор системы Битрикс24 позволил обеспечить высокую эффективность и продуктивность труда сотрудников, улучшение качества обслуживания клиентов и значительное повышение уровня управляемости бизнесом.

Была выбрана классическая структура CRM-системы: «Лид → Сделка + Клиент». Первая ступень воронки фильтрует нерелевантные обращения: спам, случайные звонки, ошибочные заявки из онлайн-каналов.

 
Процесс продажи разбит на два сценария: заявки без предварительного выезда и заявки с осмотром объекта перед началом работ. Этапы обоих вариантов схожи, однако во втором дополнительно предусмотрены шаги согласования даты осмотра и самого выезда специалиста.
Кроме того, система дополнена смарт-процессом «Объекты», позволяющим сохранять детальные характеристики объектов уборки (адрес, метраж, количество помещений, наличие ограничений въезда). Благодаря этому при повторных обращениях клиента достаточно выбрать нужный объект из базы, экономя время сотрудников на ввод однотипных сведений.

 
Особое внимание уделено настройке шаблонов документов на всех этапах взаимодействия с клиентами. Вот основные этапы документооборота:

• По итогам предварительного выезда бригадира на объект формируется чек-лист работ, на основании которого рассчитывается итоговая сумма заказа.
• За сутки до начала работ автоматически формируется перечень необходимого оборудования и материалов для уборки исходя из пунктов чек-листа бригадира. Ставится задача кладовщику со списком инвентаря для сбора на объект.
• После выполнения работ клиент подписывает заказ-акт сдачи-приемки выполненных работ, минимизируя риски недопонимания и претензий со стороны заказчика.

Создан удобный отчёт, наглядно демонстрирующий количество завершённых заказов каждым старшим клинером по месяцам. Это существенно упрощает процесс распределения новых заявок и расчёта вознаграждения персонала руководством.